Kassennachschau: Checkliste für die Vorbereitung
Kassennachschau: Checkliste für die Vorbereitung

Praxis-Checkliste: Vorbereitung der Kassennachschau	
1. Ist bekannt, dass eine Kassennachschau grundsätzlich nur in den Geschäftsräumen des Unternehmens durchgeführt werden darf? Wohnräume dürfen nur zur "Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung" betreten werden. Besteht in meinem Betrieb diese Gefahr?	
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2. Weiß man, wann eine Kassennachschau erfolgen kann? Das ist nicht nur die Zeit, in der das Geschäft geöffnet ist (Ladenöffnungszeiten), sondern auch dann, wenn bei mir regelmäßig gearbeitet wird (Vorbereitung, Befüllen der Verkaufsflächen, Aufräumzeiten).	
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3. Ist mein Geschäft auch an Sonn- und Feiertagen geöffnet bzw. auch zu Nachtstunden? Wenn ja, so kann eine Kassenprüfung auch in dieser Zeit erfolgen.	
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4. Ist der Unterschied zwischen einer Außenprüfung und einer Kassennachschau bekannt?
Eine Außenprüfung muss vorher angekündigt werden, umfasst mehrere Jahre und sämtliche Steuerarten.
Die Kassennachschau wird nicht angekündigt und umfasst nur Kassenvorgänge. Der Prüfungszeitraum kann auch vom Prüfungstag bis zum 1.1. bzw. Bilanzstichtag des ersten Prüfungsjahres einer geplanten Außenprüfung zurückreichen. Gefährdet sind alle Jahre, deren Veranlagungen unter dem Vorbehalt der Nachprüfung stehen. Für diesen Zeitraum sollten die Daten griffbereit vorgehalten werden.	
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5. Weiß man, unter welchen Umständen der Prüfer zu einer Außenprüfung übergehen kann?
Wenn der Prüfer Unregelmäßigkeiten entdeckt, kann er ohne weitere Frist von der Kassenprüfung zu einer Außenprüfung (s. o.) übergehen. Aber auch bei Verweigerungshaltung des Unternehmers ist der Übergang zu einer Außenprüfung zu befürchten. Der Übergang muss in jedem Fall schriftlich (separate Prüfungsanordnung) erfolgen. Es muss damit gerechnet werden, dass die Kassenprüfer in jedem Fall ein solches Dokument mit sich führen.	
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6. Ist bekannt, wie man eine Kassennachschau erkennt?
Der Prüfer kann im Geschäft Testkäufe vornehmen und die Eingaben in die Kasse somit "verdeckt" beobachten. Dies ist noch keine Nachschau. Erst zu dem Zeitpunkt, zu dem er sich als Kassenprüfer zu erkennen gibt und die schriftliche Prüfungsanordnung überreicht beginnt die Kassennachschau.	
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7. Ist bekannt, wie man sich vor Betrügern schützen kann?
Bei der Kassennachschau müssen die Beamten ihren Dienstausweis vorzeigen und eine Prüfungsanordnung übergeben. Die Namen der Prüfer sollten mit denen auf der Prüfungsanordnung übereinstimmen.
Die Beamten sind nicht zur Entgegennahme von Bargeld befugt; spätestens wenn vom "Prüfer" Geld verlangt wird ist eine Unregelmäßigkeit offenbar.	
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8. Kenne ich meine Rechte als Betriebsinhaber?
Der Unternehmer kann die Vorlage des Dienstausweises und ein Protokoll über die durchgeführte Kassennachschau verlangen. In diesem Protokoll sollen auch die Unterlagen aufgeführt sein, die der Betriebsprüfer mitgenommen hat.	
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9. Kann gegen die Prüfungshandlungen Einspruch eingelegt werden?
Grundsätzlich ist der Rechtsbehelf des Einspruchs zulässig. Er hindert aber nicht die Vollziehung; d. h. die Kassennachschau kann trotz Einspruchs fortgeführt werden. Der Betriebsprüfer ist verpflichtet, den Einspruch zur Niederschrift entgegenzunehmen.	
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10. Weiß ich, wozu ich als Unternehmer verpflichtet bin?
Die Mitwirkungspflichten umfassen
•	Auskunftspflicht über steuerrelevante Sachverhalte,
•	Vorlagepflicht von Unterlagen (s. u.) sowie
•	Datenexport bzw. Mitwirkung beim Kassensturz.	
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11. Welches Kassensystem nutze ich?
Habe ich eine elektronische Kasse
Ab dem 1.4.2021 muss meine Kasse auf das neue TSE-System umgerüstet sein. Nur wenn meine elektronische Kasse nicht auf TSE nachrüstbar, vor dem 26.11.2010 gebaut und von mir nach dem 25.11.2021 und vor dem 1.1.2020 erworben worden ist, darf ich diese bis zum 31.12.2022 weiterhin nutzen. Im Fokus des Prüfers stehen hier der Datenexport und die erstellten Bons.
Führe ich eine offene Ladenkasse?
Auch bei einer sog. offenen Ladenkasse kann eine Kassennachschau erfolgen. Im Fokus des Kassenprüfers liegen neben dem Kassensturz (= Abgleich von Soll- und Ist-Bestand), die Kassenberichte sowie die dazugehörigen Belege (Fremdbelege und Eigenbelege für Entnahmen und Einlagen).	
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12. Wurde eruiert, was der Kassenprüfer ansehen wird? Das sind
•	die Vollständigkeit und zeitgerechte Erfassung der Einnahmen,
•	die Belege für Ausgaben, Entnahmen und Einlagen,
•	die Funktion des Trainingsspeichers,
•	die Funktion der Steuerschlüssel für 7 %ige und 19 %ige Umsätze bzw. sonstiger Steuersätze sowie
•	die Funktion des internen Kontrollsystems.	
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13. Weiß ich, welche Unterlagen der Kassenprüfer verlangen kann und habe ich diese griffbereit? Das sind
•	Meldedaten des Kassensystems beim Finanzamt (TSE-Kassen sind grundsätzlich bei FA anzumelden. Dies ist z.Zt. (Stand: Mai 2021) aufgrund fehlender Software seitens der Finanzämter noch nicht möglich. – Fragen Sie gelegentlich beim Kassenhändler, Steuerberater oder im Finanzamt nach).
•	Kassenbücher, tägliche Kassenberichte, Kassenbons;
•	Belege für Barausgaben und Bareinnahmen;
•	Eigenbelege bei privaten Entnahmen oder Einlagen;
•	Ein- bzw.- Auszahlungsbelege von Bankkonten;
•	Bedienungs- und Programmieranleitung der Kasse;
•	Organisationsunterlagen (wer hat wann welchen Zugriff auf die Kasse und ggf. Ordermans etc.);
•	Zugriffsprotokolle, Programmierprotokolle;
•	Protokolle bei kurzfristigem Kassenausfall (von, bis, Umsätze, ....)
•	Datenzugriff auf die o. g. Daten und Protokolle
per Auslesen des TSE-Sticks
Auslesen des Speichermoduls an der Kasse oder durch Entnahme des Moduls
Auslesen des Cloud-Speichers innerhalb meines Systems sowie
•	Abgreifen der Daten auf USB-Stick oder Daten-CD des Finanzamts.	
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14. Welche Anforderungen muss mein Kassenbon erfüllen?
Form:
Die Ausgabe kann in Papierform oder elektronisch erfolgen.
Elektronische Bons müssen dem Kunden in einem Standardformat (z.B: PDF, JPG, ..) zur Verfügung gestellt werden. Als Übertragungsweg sind E-Mail, MMS, Whatsapp, QR-Code oder Freigabelink etc. möglich.
Inhalt:
1.	den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
2.	das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns und -beendigung,
3.	Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung,
4.	die eindeutige Transaktionsnummer,
5.	Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf und
6.	die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls.
Ein QR-Code mit den o.g. Angaben kann, muss aber nicht mit ausgegeben werden.	
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15. Bin ich informiert, wie weit der Betriebsprüfer bei seiner Tätigkeit gehen darf?
Der Betriebsprüfer kann alle o. g. Unterlagen zum Bar-Verkehr verlangen.
Eine Kassennachschau ist jedoch keine Durchsuchung. Daher darf sich der Prüfer ohne Einwilligung des Unternehmers nicht selbst Zutritt zu den Geschäftsräumen verschaffen oder Schubladen und Schränke selbstständig öffnen.	
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16. Wurde Vorsorge getroffen, falls der Kassenprüfer während meiner Abwesenheit in den Betrieb kommt?
Die Mitarbeiter sollten dahingehend geschult werden, keine Auskünfte ohne Hinzuziehung des Unternehmers bzw. des Steuerberaters zu geben.	
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17. Habe ich alle Vorbereitungen für eine Kassenprüfung getroffen? Das sind
•	tägliche Erstellung eines Kassenberichtes und ggf. Zählprotokolle;
•	Bereitstellung eines Nebenzimmers, in welchem die Kassenprüfung ohne große "Publikumswirkung" durchgeführt werden kann;
•	Belege, Organisationsunterlagen, Kassenbedienungsanleitung und Programmierprotokolle griffbereit halten;
•	Telefonnummer des Steuerberaters und Kassenverkäufers neben der Kasse platzieren;
•	meine Telefonnummer in die Kasse legen, über die ich in meiner Abwesenheit bei einer Kassennachschau vom Personal informiert werden kann;
•	Unbeschriebenen USB-Stick zum Datenexport neben der Kasse bereithalten;
•	Datenexport auf Speichermedium üben.	
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18. Habe ich mit meinem Steuerberater über die Kassenprüfung gesprochen?	
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19. Will der Steuerberater teilnehmen? Sofern mein Steuerberater an der Kassennachschau teilnehmen will, bitte ich den Prüfer um einen kurzen Aufschub bis zum Eintreffen des Beraters.	
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20. Habe ich mit meinem Kassenverkäufer über die Kassennachschau gesprochen?	
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